Tot ce trebuie sa stii despre comunicarea la o manifestare ştiinţifică

Având în vedere importanţa comunicării directe într-o activitate de cercetare, vom dezvolta acest subiect mai pe larg facând o extensie a noţiunii de manifestare ştiinţifică, incluzând aici:

- Reuniunile sistematice ale membrilor echipei de cercetare: la începutul activităţii, pe parcursul desfăşurării cercetării, după fiecare etapă de raportare, la sfârşitul perioadei de finanţare a cercetării;

- Reuniunile ştiinţifice ale catedrei universitare, ale facultăţii, ale centrului sau institutului de cercetare.

Aşadar, comunicarea reprezintă un proces de transmitere de informaţii, de mesaje de la un emiţător spre un receptor şi de control prin feedback a efectului transmiterii informaţiei. 

În practică există o multitudine de forme de comunicare ce pot fi grupate după diferite criterii:

a) după participarea indivizilor la procesul de comunicare

- comunicare intrapersonală (comunicare cu sine);

- comunicare interpersonală (cu alţii);

- comunicare de masă (cu adresabilitate generală);

b) după contextul spaţial-temporal al mesajelor

- directă (face to face);

- indirectă (mediată);

c) după instrumentele folosite

- verbală;

- nonverbală;

- paraverbală (tonalitate, ritm, intonaţie, volumul vocii).

d) după obiectivele comunicării

- incidentală (fără scop bine stabilit);

- instrumentală (când este urmărit un scop precis);

- de informare

- pentru instruire

- pentru motivare, convingere, încurajare

- pentru obţinerea de informaţii

- scopuri combinate

- consumatorie (consecinţă a stărilor emoţionale)

e) după interacţiunea sistemelor care comunică

- comunicare omogenă (om-om, maşină-maşină)

- comunicare eterogenă (om-maşină, maşină-om)

f) după poziţia în cadrul unei organizaţii

- comunicare ascendentă (cu superiorii) - comunicare descendentă (cu subalternii) - comunicare orizontală (emiţătorul şi receptorul au poziţii egale) Este evident că această clasificare are rolul de a sublinia complexitatea procesului de comunicare, deoarece în pracică, ele se interpătrund. 

Comunicarea prin cuvinte scrise este frecvent utilizată în cercetarea ştiinţifică şi se referă la:

- toate documentele specifice – pachet de informaţii, contract de finanţare, documente financiare, raport de cercetare etc.;

- articolul pentru revista ştiinţifică;

-  articolul pentru manifestarea ştiinţifică;

- documente interne scrise pentru transmiterea de mesaje între membrii echipei.

Comunicarea prin cuvinte scrise este specifică pentru comunicarea ştiinţifică deoarece această formă de valorificare a rezultatelor cercetării nu se limitează numai la textul scris ci presupune, în primul rând, comunicarea prin cuvinte rostite. 

Având în vedere extensia propusă pentru noţiunea de manifestare ştiinţifică este interesantă trecerea în revistă a stilurilor de comunicare:

-  stilul neutru- utilizat în relaţiile oficiale;

- stilul solemn- folosit în momente deosebite;

- stilul beletristic, bogat în sensuri, favorizând imaginaţia- recomandat pentru ceremonii ştiinţifice;

-  stilul ştiinţific, în care predomină deducţia şi inducţia- utilizat cu ocazia tuturor reuniunilor de lucru cu scop ştiinţific;

- stilul administrativ- bazat pe clişee instituţionale;

- stilul managerial- utilizat în etapele de bilanţ ale activităţii de cercetare, bazat pe dirijare şi rezolvarea problemelor.

Indiferent de stil, comunicarea trebuie să aibă următoarele valenţe:

- claritate- sistematică şi concisă;

- corectitudine;

- adecvare- să folosească cele mai potrivite cuvinte în raport cu intenţiile;

- puritate- nivel de saturare cu neologisme, regionalisme, arhaisme, termeni specifici, licenţe lingvistice tehnice;

- concizie-concentrarea pe temă, eliminarea redundanţei, a divagaţiilor;

- precizie- folosirea unor mijloace suplimentare pentru a aigura înţelegerea mesajului.

Comunicarea nonverbală. Cunoaşterea şi mânuirea factorilor de comunicare nonverbală asigură succesul în transmiterea unui mesaj, în comunicarea rezultatelor ştiinţifice, deoarece vorbitorul, cercetătorul, autorul lucrării ştiinfice poate influenţa auditoriul, se poate adapta „din mers” la aceasta. Iată câţina factori de comunicare non-verbală:

- poziţia corpului: în picioare, în mişcare, stând jos, înclinat în faţă sau în spate, relaxată;

- poziţia capului: înclinat spre spate, spre bărbie, înclinat într-o parte;

-  poziţia şi mişcarea mâinilor, gesturile;

- contactul vizual: expresia feţei, surâsul, zâmbetul, încruntarea, mişcarea ochilor;

- contactul fizic: atingerea şi evitarea atingerii, distanţat;

- înfăţişarea fizică: îmbrăcămintea îngrijită sau rebelă, nonconformistă, încălţămintea, pieptănătura părului, unghiile.

Comunicarea paraverbală însoţeşte şi colorează comunicarea verbală prin tonalitate, ritm, durata unei pauze, intonaţie, volumul vocii, înălţimea vocii. Comunicarea sinergică Ce este sinergia? Sinergie = conlucrare, asociaţie pentru îndeplinirea aceleiaşi funcţiuni, acţiune simultană îndreptată în acelaşi scop. Se poate spune că sinergia înseamnă că întregul este mai mare decât suma părţilor care îl alcătuiesc, că relaţia dintre părţi este şi ea parte integrantă a întregului, este partea catalizatoare, unificatoare, o sursă de energie (două plante sădite una lângă alta îşi împletesc rădăcinile, îmbunătăţesc calitatea solului şi cresc mult mai viguroase decât separat). 

A comunica sinergic înseamnă deschiderea intelectuală şi afectivă unor noi posibilităţi, unor noi alternative şi opţiuni. Când ne angajăm într-o comunicare sinergică nu suntem siguri cum vor evolua lucrurile, dar avem siguranţa interioară care ne dă încrederea că totul va lua o întorsătură favorabilă care ne va conduce spre finalitatea pe care o avem în minte. Este ca aventura într-un codru pe care nu l-am mai străbătut, ca aventura pe o cărare de munte pe care n-am mai fost dar care ne va duce spre culmea bănuită. 

În comunicarea sinergică se porneşte de la convingerea că participanţii se vor angrena într-un schimb deschis de păreri cu dorinţa de a învăţa unii pe alţii, fiecare acceptând că dacă o persoană nu este de acord cu opinia sa ceva îi scapă şi trebuie să facă efortul de a o înţelege. Pentru comunicarea sinergică este necesar ca participanţii să dorească o cooperare foarte puternică şi să manifeste încredere foarte puternica.

Într-o comunicare sinergică fiecare vine cu o soluţie care să conducă „spre mai sus”, spre „mai bun”, spre „excelenţă”. Într-o comunicare sinergică nu trebuie să ţinem neapărat să-i aducem pe toţi la acelaşi numitor, să-i convingem pe ceilalţi că opinia noastră trebuie acceptată. 

Esenţa comunicării sinergice constă în valorificarea diferenţelor, diferenţe de ordin intelectual, psihologic şi afectiv care există mereu între oameni: oamenii văd lumea nu aşa cum este ci aşa cum sunt ei. Comunicarea sinergică se poate îmbunătăţi dacă, prin cunoaşterea „responsabilităţilor” emisferelor cerebrale- emisfera dreaptă: intuitivă, creativă, vizuală; respectiv emisfera stângă: analitică, logică, verbală, ne educăm şi reuşim să controlăm accesul la ambele emisfere. 

Se îmbunătăţeşte astfel comunicarea interpersonală, prin cunoaşterea preferinţelor celorlalţi. Se asigură funcţionarea creierului în întregimea lui obţinând „instrumentul de comunicare cel mai adecvat vieţii: viaţa trăită logic şi afectiv”. 

Pregătirea comunicării ştiinţifice. E recomandat ca fiecare cercetător, fiecare doctorand să-şi facă un program de participare la manifestări ştiinţifice astfel încât această activitate să fie ritmică, iar pregătirea comunicării ştiinţifice să fie făcută într-un timp suficient de lung. 

Deşi, în timp, comunicările unui autor sau colectiv de cercetare au elemente comune trebuie avut grijă ca fiecare dintre ele să aducă ceva nou, fie din punct de vedere teoretic, fie din punct de vedere aplicativ, experimental. Pentru participarea la o manifestare ştiinţifică de tip Congres, Seminar, Colocviu, Workshop se parcurg următoarele etape:

- identificarea manifestării ştiinţifice, dacă nu s-a primit o invitaţie sau nu se cunosc alte date suplimentare: denumire, pagina web etc.;

- identificarea tematicii generale şi a tematicii pe secţiuni (topics);

- data (ziua, luna, anul) la care este programată desfăşurarea manifestării;

- termenele (deadlines) de trimitere a rezumatului, de primire a acceptului, de trimitere a lucrării în forma finală;

- forma de editare a lucrării;

-taxele şi termenele de plată.

Apoi se trece la editarea lucrării, care va avea o structură asemănătoare cu a unui articol pentru revistă, iar forma de prezentare specifică manifestării ştiinţifice.

Majoritatea prezentărilor orale sunt scurte (în limita a 10 min.). Conţinutul trebuie redus, prin comparaţie cu cel al unui articol de cercetare destinat publicării. Indiferent de modul de organizare, prea multe idei, prezentate într-un ritm alert, vor genera confuzii şi vor conduce la percepţia incorectă a mesajului prezentării.

Este necesar să se evidenţieze cele mai importante aspecte sau rezultate, deoarece intervalul de timp este insuficient pentru toate ideile şi realizările pe care autorular fi tentat să le prezinte. Indiferent de intervalul de timp alocat, autorul trebuie să prezinte clar, cu profesionalism, câteva puncte sau teme importante ale cercetării, suficient de lent pentru ca audienţa să perceapă corect conţinutul comunicării ştiinţifice. Dacă vorbitorul va prezenta rapid informaţia, audienţa va pierde şirul, iar mesajul comunicării va fi pierdut De regulă, o comunicare reuşită se sprijină pe un material ilustrativ (folii, slide-uri, tablă). 

Iată câteva sugestii:

- înainte de a începe manifestarea ştiinţifică este bine ca autorul să vină în sală, să verifice funcţionarea proiectorului şi vizibilitatea imaginilor proiectate, în condiţiile de iluminare oferite de sala de conferinţe

- se verifică dacă materialul este corect încărcat, în ordinea necesară a imaginilor (nu există nici o scuză dacă imaginile apar in dezordine)

- fiecare imagine trebuie să prezinte o singură idee, într-o manieră simplă şi uşor de înţeles

- imaginea trebuie să completeze cu success ceea ce autorul expune înmomentul în care imaginea este pe ecran

- autorul nu trebuie să citească pentru audienţă textul existent pe imaginea proiectată - o poate face singură!

- se evită detaliile tehnice!

- Imaginile bine concepute pot spori valoarea prezentării ştiinţifice.

Cea mai importantă parte a unei comunicări orale este cea dedicată întrebărilor şi răspunsurilor. Membrii audienţei au opţiunea, chiar şi obligaţia să evidenţieze probleme care nu au fost suficient abordate sau acoperite de vorbitor, sau să prezinte pe scurt idei sau date care confirmă sau le combat pe cele prezentate de vorbitor. Întrebările şi comentariile trebuie abordate într-o manieră elegantă şi profesionistă, iar membrii audienţei care pun aceste probleme nu trebuie să atingă forme fără fond sau să demonstreze cât de erudiţi sunt! 

Foliile transparente:

- pot fi pregătite în Word şi apoi tipărite la imprimantă

- foliile transparente sunt recomandate pentru manifestări mai puţin formale şi pentru prezentări înîncăperi mai mici

- pot fi realizate pe orizontală sau pe verticală (preferabil)

Prezentările Microsoft Powerpoint (ppt):

- se poate folosi un template (machetă) oferit de program sau se poate realiza un format propriu

- graficele, fotografiile pot fi importate şi plasate pe slide

- slide-urile în ppt pot fi cu uşurinţă şterse, rescrise, rearanjate

Organizarea materialului pe slide-uri:

- primul slide trebuie să conţină informaţii privind titlul lucrării, autorii, instituţia de unde provin, manifestarea la care este prezentată lucrarea;

- următorul slide conţine informaţii de sinteză asupra lucrării: obiectivele lucrării, motivul pentru care este prezentată lucrarea în contextul dat, principalele probleme ce vor fi expuse;

- următoarele imagini se referă la conţinutul lucrării;

- penultimul slide trebuie să conţină concluziile comunicării;

- ultimul slide trebuie să sublinieze într-o formă sau alta încheierea expunerii.

Pe lângă aceste sugestii mai trebuie să se ţină seama şi de următoarele recomandări generale:

- numărul de slide-uri trebuie să fie în concordanţă cu timpul alocat expunerii;

- mărimea caracterelor trebuie să fie suficient de mare pentru ca textul să poată fi urmărit de auditori (dacă sala de conferinţeeste mare se pot folosi dimensiuni ale fonturilor mai mari dacă se utilizează în prezentare tabele sau grafice, caracterele trebuie să fie de minim 14 pts. astfel încât să poată fi citite de la distanţă;

- alegeţi o mărime corespunzătoare a textului:•minim 36 pts. pentru titluri•24 pts. pentru text•acest text este de 32pts

- folosiţi cât mai puţin text scris, iar în compensaţie folosiţi scheme, diagrame sugestive, explicaţii verbale;

- combinaţi textul cu imaginile;

- se pot folosi slide-uri colorate, care însă trebuie să poată fi citite uşor, prin asigurarea contrastului; dacă se alege o culoare închisă pentru text, pentru fond se alege o culoare deschisă luminoasă. O combinaţie bună este cea în care fondul este galben deschis, iar textul albastru închis. Folosiţi litere de culoare deschisă pe un fundal întunecat!

- trataţi un singur subiect într-un slide!

- prezentaţi maximum 3 slide slide-uri pe minut!

- dacă membri ai audienţei doresc să ia notiţe, lăsaţi lăsaţi-le suficient timp pentru asta!

Câteva recomand recomandări finale:

- Cheia succesului unei prezent prezentări orale este comunicarea cu audienţa

- Textul va fi folosit doar ca suport al comunicării

- Desenele, grafica se va folosi pentru simplificarea noţiunilor, conceptelor complexe

- Animaţiile se pot folosi pentru explicarea relaţiilor complexe între elementele unui sistem

- Elementele ilustrative se folosesc drept suport pentru informaţie şi nu ca mijloc de divertisment!

-  Sunetul se foloseşte doar când este absolut necesar!

 Mult, mult success!